整合變革管理和專案管理
變革管理和專案管理的專業都有助於組織專案或計劃的成功。通過整合這些專業，從專案啟動到完成，我們將變革的人員方面和技術方面聯繫起來，並確保實現變革的組織效益。
一致的價值主張
Prosci 一致的價值主張模型表明，專案管理和變革管理是互補的專業，具有共同的成功定義：達到或超過專案目標並實現組織利益。
變革的技術方面側重於設計、開發和交付解決問題或應對機會的解決方案。專案管理專業提供了實現這一目標的結構、流程和工具。
變革的人員方面側重於讓受解決方案影響的人員參與進來，並支持他們在日常工作中採用和使用變革。變革管理專業提供了實現這一結果的結構、流程和工具。
Prosci 一致的價值主張
理解一致的價值主張的一個有用的類比是考慮兩股不同顏色的繩索。一根繩索代表變革的技術方面，另一根繩索代表變革的人員方面。如果你將兩股繩子纏繞在一起，你會得到一根更結實的繩子。同樣，如果參與解決變革的技術和人員方面的個人協同工作，他們將交付更成功的變革。
整合如何創造價值
Prosci 基準研究表明，47% 的整合了專案管理和變革管理的參與者報告稱達到或超過了專案目標，比未整合的參與者高出了 17%。
整合變革管理和專案管理依靠以下幾個方面提升專案成功：
• 創造共同目標
將專案管理和變革管理相結合，兩方面的努力可以集中到同一個目標上—通過成功實施達到交付預期結果和成果的變革，來提升組織績效。
• 啟用一個更主動的方法
將變革管理併入專案管理步驟中，讓我們可以更積極地識別和降低風險，預期和解決障礙和阻力，並為變革獲得承諾和支援。
• 改善工作順序和一致性
將技術活動和人員行為相結合，可以在專案生命週期內合適時間採取恰當的執行步驟，幫助員工接受變革並產生成功的成果。
• 加強訊息流通
整合變革管理和專案管理活動，可以改善專案生命週期的信息流。在專案早期，整合的方法能確保受變革影響的員工接收到他們所需要理解的有關變革必要性的訊息和採用變革後他們的好處。在專案生命週期的後期，整合的方法能幫助確保專案團隊收到對正在實施的變革的採用、使用和功能的有效反饋。
整合變革管理和項目管理的五個維度
Prosci的研究顯示，當整合變革管理和專案管理時，有五個維度需要解決：
1. 人員
2. 流程
3. 工具
4. 方法
5. 結果和成果
維度 1 ： 人員
整合的人員維度涉及執行變革管理和專案管理角色的人員以及定義這些角色之間關係的團隊結構（也稱為治理模型）。在 Prosci 的變革管理最佳實踐研究中，67% 的參與者為他們報告的專案擁有專屬的變革管理資源。在最基本的水平，變革管理資源可能在專案團隊中（團隊結構 A）或在外部支持專案團隊（團隊結構 B）。 Prosci 的基準研究數據指出，33% 的參與者使用團隊結構 A。
團隊結構沒有對錯之分，只是您需要了解並準備應對的不同優勢和挑戰。例如，在專案團隊（團隊結構 A）中擁有變革管理資源可以鼓勵團隊與受影響群體之間更透明的溝通和訊息交流。其他優勢包括開發一種鼓勵團隊合作和協作的整合項目方法，以及創建反饋循環以將受影響群體的問題和疑慮傳遞給專案團隊。
將變革管理資源與專案團隊分開但在外部提供支持（團隊結構 B），可以促進中立性並使他們能夠提供獨立的觀點。其他優勢包括專注於變革管理和直接接觸領導的能力。
整合方法的選擇通常基於專案的性質和組織的規範。重要的是要承認，許多變革從業人員對特定專案中使用的團隊結構的選擇沒有控制權或重大影響力。例如，在選擇變革資源之前，可能已經建立了團隊結構。
即使團隊結構已經建立，您也可以採取一些措施來支持人員和角色的有效整合。
整合人員和角色的行動步驟
• 確保您可以接觸發起人
無論使用何種團隊結構，變革從業人員都必須能夠接觸到變革的主要發起人。 Prosci 的研究表明，接觸發起人與達到/超越目標之間存在很強的相關性。達到或超過了專案目標的專案，71% 的參與者報告有足夠或超過足夠的機會接觸到他們的發起人。相比之下，幾乎沒有或無法接觸發起人的參與者只有 21% 達到或超過了目標。
• 明確定義角色、職責和關係
通過明確定義和同意誰做什麼—特別是在涉及專案經理和變革從業人員角色以及重疊領域時—你將建立共同的期望並減少角色衝突的可能性。保持透明度以及獲取訊息也可以促進更好的工作關係。
• 要出席並參與
作為專案的變革管理資源，請確保您了解並參與專案活動，以便您對解決方案的設計、開發和部署方式有很好的理解和參與。
維度 2 ： 流程
流程維度解決了專案管理和變革管理的階段、步驟和活動在專案生命週期中如何結合在一起。流程整合維度使這些互補的專業能夠更有效地交換訊息、排序工作，並根據專案里程碑日期調整時間和期望的結果。
下圖從高層次上說明了順序變革的項目管理階段與變革管理的 Prosci 3 階段流程的一致性。該圖還顯示了我們如何將 ADKAR 里程碑與項目管理里程碑對齊。例如，我們將受影響群體成員的能力與上線里程碑日期對齊。
您可以通過在專案生命週期的早期（最好是在專案啟動階段）開始變革管理活動來增加流程整合的機會。越早開始變革管理，訊息交換、排序工作和專案里程碑日期的一致性就越有效。
使用有清楚可交付成果的流程驅動的方法進行變革管理，進一步提高了變革成功的潛力。如果變革管理方法不是由特定的交付物和里程碑驅動的流程，則很難將變革管理與
專案管理有效地結合起來。
整合流程的行動步驟
• 結構化您的方法
您的變革管理方法越嚴格、面向過程和里程碑驅動，就越容易與專案管理方法整合。
• 定義您的可交付成果
作為變革管理資源，您在特定可交付成果中獲得的變革管理工作越多，您就可以越有效地將您的工作與專案管理方法整合。
• 主動識別整合活動的關鍵時間點
在整個專案生命週期中，有時整合活動對於變革的成功至關重要，例如在專案里程碑日期。里程碑的例子包括專案啟動、解決方案測試、培訓開始、上線和成果。對於某些專案里程碑，需要滿足相關的 ADKAR 里程碑以確保變革成功。例如，受影響群體的成員應該有強烈的變革認知，渴望參與和支持變革，這是參加培訓的先決條件。因此，ADKAR 的 K 和 A 要素需要在培訓里程碑日期開始之前到位。
維度 3 ：工具
工具維度側重於識別整合特定工具和由變革管理和專案管理專業創建的相關可交付成果的機會。例如，溝通計劃和風險評估是兩個專業常用的工具。整合常用工具為專業之間的協作創造了機會，減少了重複工作並促進了共識。
下表顯示了最常整合的工具。溝通計劃整合最多（91%），其次是專案計劃（81%）和培訓計劃（79%）。
整合工具的操作步驟
• 對整合有意義的特定工具
正如我們的研究所確定的，您可能整合的一些常見的工具包括溝通計劃、培訓計劃、利益相關者分析、影響分析、風險評估和經驗教訓。這些常見的專案管理工具可以調整包括變革管理的觀點。
• 使用專案團隊已經完成的工作
通過告訴專案團隊他們的溝通計劃只是一個「通知計劃」而疏遠專案團隊是沒有意義的，這並沒有回答受變革影響的員工關心的問題，例如為什麼改變，為什麼現在，如果我們不改變會怎樣，我將如何受到影響以及對我有什麼好處？相反，您最好的方法是解釋回答這些問題將如何使專案受益，並說明如何修改溝通計劃以滿足受影響群體和專案團隊的需求。
• 確保明確的所有權
在工具維度上進行整合會帶來風險，即當專案經理和變革從業人員都參與時，他們可能會無意中放棄責任。在整合時明確哪個角色對每個整合工具負責。
維度 4 ： 方法
雖然人員、流程和工具維度的整合發生在專案層級，但方法的整合發生在組織層級。該維度涉及通過巧妙地結合組織的專案管理和變革管理方法來創建專案交付的標準方法。
整合方法涉及有關方法在何時以及如何相互作用和分歧的決策。整合方法通常是變革管理制度化戰略的一部分，Prosci 將其定義為企業變革管理。
整合方法的行動步驟
• 選擇一種通用的變革管理方法
在開始在方法層級進行整合之前，您需要選擇一種變革管理方法的組織標準。
• 注意權衡
當您在方法維度進行整合時，移除變革管理的響應性會帶來一些風險。考慮這些風險並適當地設計您的整合方法。
• 管理引進整合方法的變革
您組織中的許多專案經理可能不熟悉或不常應用變革管理。他們也可能已經成功並習慣於使用他們當前的專案管理方法。當您引入新的整合方法時，請確保繼續有效地應用變革管理。
維度 5 ： 結果和成果
結果和成果維度的整合確認變革管理和專案管理是互補的專業，具有共同的成功定義。最後，專案管理和變革管理都通過幫助組織實現變革的好處來提高組織的績效。該維度側重於為特定變革的結果和成果建立共同定義，以及每個專業如何為實現這些結果和成果做出貢獻。
在許多方面，這個維度是整合的開始。當我們能夠成功地整合我們對想要實現的目標的看法和定義時，其餘的整合元素就開始到位。而不是「我們與他們」的心態，結果和成果維度的整合推動了團隊方法。
整合結果和成果的行動步驟
• 定義變革管理和項目管理的成功
項目團隊必須關注並負責交付變革管理和專案管理中的結果和成果。如果專案團隊只對上線日期負責，那麼整合將不會成功。變革管理還必鬚根據實現結果和成果來定義成功，而不是簡單地執行活動，例如培訓的員工數量或提供的溝通。
• 獲得項目負責人和團隊的認可
專案團隊對變革管理的認可和支持對於成功整合至關重要。專案領導者和專案經理可能沒有意識到變革管理的價值，或者他們可能將其視為減慢專案速度並消耗預算的開銷。為了解釋變革管理的價值，變革從業人員需要確定專案的總體結果和成果是取決於員工對變革的採用和使用的百分比。我們將此百分比稱為依賴於人員部分的投資回報。從業人員還需要展示如何解決變革的人員方面的問題，從而獲得投資回報率中與人員相關的部分。
實現項目目標並取得成功
當我們整合變革管理和專案管理的專業時，專案和計劃更有可能成功。整合方法增加了實現專案目標和維持變革成果的可能性。整合方法還使專案經理和變革從業人員能夠朝著共同的成功定義努力，更有效地調整和排序活動，並通過整合通用工具避免重複工作。
