這是一個合理的邏輯：專案和舉措最終需要個人以不同的方式工作。來自 Prosci 和其他來源的相關資料明確的說明：專案成功的可能性隨著有效的變革管理而增加。然而，組織似乎仍然不願意做充分的投資並承諾推動變革管理。許多從業人員仍然面臨著企業投入時間、資源和預算在變革管理中的決定並沒有發生的情況。

以下是投資於變革管理的成本效益分析，包括五個將變革管理應用於組織中專案的效益的觀點。鑒於當今環境中變革的重要性，這些變革管理的方法可以確保變革管理被視為您所支援的專案中“必須擁有”而不是“有也不錯”的內容。

成本效益分析概述

變革管理的成本效益分析與其他成本效益分析不同，您試圖顯示管理人員變革的成本與使用結構化方法促進和鼓勵員工採用變革的效益之間的關係。如果您能夠通過顯示變革管理的真實且可見的收益超過了付出的成本來打破僵局，您就可以得到應用變革管理所需的接納和投資。

關於變革管理成本的研究結果如下所示，這是相當直接的，而等式的效益端可能會是錯綜複雜的討論。為了加強成本效益分析，我們提出了五個具體的效益的觀點，可以作為您的變革管理案例：

• 效益觀點1：三個人員方面的投資回報率的要素 – 更快的採納速度，更高的最終利用率和更高的熟練程度;變革管理驅動專案投資回報率。
• 效益觀點2：避免成本 – 管理不善的變革對專案和組織來說是代價高昂的;變革管理是一種規避成本的策略。
• 效益觀點3：減低風險 – 當變革管理不善時，個人、專案和組織都處於風險之中;變革管理是減低風險的工具。
• 效益觀點4：實現效益的保障 – 考慮專案有多少的價值最終取決於人們以不同的方式工作;變革管理提供實現效益的保障。
• 效益觀點5：實現目標的可能性 – 資料顯示，有效實施變革管理的專案更有可能實現目標、按時完成並保持預算；變革管理增加了達成目標的可能性。

變革管理的成本

在專案中應用變革管理並不是不需要成本的。它需要耗費時間、精力和資源。根據2016年版 “ 變革管理最佳實踐”，變革管理 的主要成本要素包括：

• 變革管理資源成本
• 培訓成本
• 溝通成本
• 差旅費用
• 時間成本
• 變革管理材料成本

除了這些最經常被認定的主要成本組成部分之外，還有幾個次要成本：

• 顧問成本
• 基本開銷
• 活動費用（研討會，小組會議，午餐和學習活動，路演和全體人員會議）
• 鞏固和認可成本

為了打破僵局讓人員的變革被採納和取得投資，變革管理的效益就必須要超過這些成本要素。

變革管理的效益

 

效益觀點1 – 三個人員方面的投資回報率的要素

變革發生在個人層面。 Prosci 的變革管理模式的投資回報率側重於三個人員方面的要素，這些要素貢獻或限制了變革為組織帶來的價值。以下是您可以為您的專案評估這些要素的問題：

• 採納的速度 – 人們採納新流程或行為的速度有多快？
• 最終利用率 – 有多少受影響的員工進行了變革（而有多少沒有）？
• 熟練程度 – 員工遵循新流程或行為的效率如何？

這三個要素對於您的特定變革是獨一無二的，但在影響專案投資回報率方面是普遍性的。然而許多專案團隊對人員的變革並沒有考慮到或者他們做出了盲目的假設。例如，支持大型 IT 實施的團隊可能會盲目且錯誤地假設所有使用者（100％最終利用率）在系統上線的當天（即時採納速度）熟練地使用系統（極高的熟練度）。

當這三種人員方面的要素被添加到商業案例和投資回報率的計算中時，您可以突顯出變革管理的重要性。這三個要素甚至可以用來進行敏感性分析，生成人員方面要素對投資回報率的影響的實際數值（例如，如果採納速度超過 6 周而不是 3 周，15% 的使用者沒有採納該系統，那麼專案的投資回報率實際上是 X 而不是 Y）。

這三個人員方面的投資回報率要素可以幫助您：

• 更清楚地定義專案啟動時所需的個人變革
• 計算採納速度較慢，最終利用率較低和熟練度較低的影響 – 以具體的說法來說就是將變革管理定位為交付業務成果的工具
• 在與人員方面的變革相關的過程中儘早討論層級提高並將假設條件歸檔

效益觀點2 – 避免成本

當專案和組織層面的變革管理不善時，我們會招致重大和可量化的成本。除了解決如果我們因事前忽略了變革管理人員方面的問題所造成逐漸增加的額外的成本外，組織也不能從專案中得到它所需要的價值。變革管理是我們可以在我們的專案中應用的有效避免成本的技術。

如果變革管理不善，則會給組織造成成本 ：

• 生產力驟降（嚴重且持續）
• 對客戶的影響
• 對供應商的影響
• 失去重要的員工
• 士氣下降
• 工作品質下降
• 抵抗（主動和被動）
• 變革失敗的歷史
• 壓力、困惑、疲勞
• 變革飽和

如果變革管理不善所產生的專案成本：

• 專案延誤
• 錯過里程碑
• 專案被擱置
• 資源沒有提供給專案團隊
• 預算超支
• 障礙意外的出現
• 專案設計需要返工
• 專案未能實現目標
• 專案完全被放棄
• 專案團隊失去工作

如果未實施變革的成本：

• 費用沒有減少
• 沒有增加效率
• 收入沒有增加
• 市場份額沒有取得
• 浪費沒有消除
• 不合規而導致罰款/處罰等

另外，當專案沒有交付成果時，就會造成組織對專案投資的損失。

當變革被有效應用時，這些成本就可以避免或最小化。有一些成本很難量化，例如士氣下降，但是其中一些成本非常具體而且很容易量化。

效益觀點3 – 減低風險

另一個與避免成本相似的角度，是條列專案和組織中與人員有關的變革的潛在風險。專案風險管理是一門發展完善的學科。

如果您的組織已經對專案進行了廣泛的風險評估，那麼將 “人員風險” 定位為與財務風險、技術風險、進度風險和依賴風險等其他風險一起考慮的風險之一。如果一個專案正在計畫中並且具有較高的 “人員風險”成分，那麼採用結構化的方法在變革管理是正確的降低風險的技術。

效益觀點4 – 實現效益的保障

對於組織中最重要和最具戰略性的變革，預期的許多價值是與人們如何工作有關。採用結構化的變革管理方法，就像是針對專案的目的和目標制定保險政策，從表面上看是依賴於員工採納和使用的部分。

在這裡，顯示變革管理價值與執行中的專案實現要達到的的總體價值是息息相關。專案的目標（如專案章程，業務案例或專案計畫中所述）是一個很好的起點。對於每個目標，問問自己，“完成這個目標是否依賴於人們以不同方式完成他們的工作 ?“ 對於其中一些問題，答案可能是 “不”，如降低新技術的維護合同成本。但是，許多目標將直接與人員的變革是聯繫在一起。

對於這些目標，你可以問一個後續的問題：“有多少百分比的效益是源於人員以不同的方式工作？“ 這是您可以透過採用可靠的變革管理方法 “保障” 的收益金額，以及您不投資變革管理而無法確認獲得的收益金額。

效益觀點5 – 實現目標的可能性

最後一個效益觀點是實現目標的可能性。這與越來越多的資料相關聯，這些資料顯示更有效的變革管理使得交付預期結果的可能性越高。採用有效變革管理的專案比沒有有效地處理人員變革的專案的成功幾率多五到六倍。

以下是顯示有效的變革管理與達到或超過目標之間相關性的圖表。來自超過 2700 多名變革從業人員的資料顯示，實施優秀的變革管理的專案比變革管理差的專案實現目標的可能性高出 6 倍，甚至那些實施良好變革管理的專案的實現目標可能性也高出 5 倍。

總結

在討論變革管理的價值和重要性時，成本效益分析可以成為一個強大的框架。這些效益不一定要按照您使用它們的順序排列。而是要瞭解你的受眾，並選擇最有效的效益觀點。把重點放在受眾的關注點，並從上面介紹的效益角度選擇正確的組合，將變革管理與受眾的成功聯繫起來。

根據您的受眾、您的組織和您的文化，您可以選擇最具吸引力的效益視角，並盡可能是具體的針對您的變革。 在成本效益分析中的正確的效益可以打破僵局使管理者願意投資變革管理。

 

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